Cómo crear un sistema de reservas en WordPress

Un sistema de reservas en WordPress es fundamental para cualquier web turística. Hasta hace algunos años, esto era algo que sólo podían permitirse los grandes. Pero hoy en día, esta tecnología está al alcance de casi todos.  No tiene por qué ser complicado. De hecho, puede ser más simple de lo que piensas.

¡Y hasta gratis!

via GIPHY

No hay una única manera de hacerlo. Hay opciones más sencillas, y otras más complejas. Hay opciones más baratas y otras más caras. Lo importante es encontrar la que se adapte a tu tiempo, tu conocimiento, y tu presupuesto.

Hoy voy a mostrarte 5 maneras de crear un sistema de reservas en WordPress

¿Qué es un sistema de reservas?

Un sistema de reservas es una herramienta informática que permite a usuarios externos reservar servicios con una empresa.

Las aerolíneas fueron las pioneras en estas tecnologías.

En 1946, American Airlines fue la primera en salir con un sistema de reservas automatizado. Durante mucho tiempo, sólo lo pudieron usar los operadores de la aerolínea, ya que las agencias de viajes no podían consultar directamente este sistema.

Tuvieron que pasar 15 años (y en algunos casos, más) para que los agentes de viajes pudieran consultar los sistemas y hacer reservaciones ellos mismos.

Sin embargo, los propios pasajeros necesitaban la asistencia de un agente de viajes al hacer una reserva. Así, décadas después, nacieron los motores de reserva por Internet (Internet Booking Engines). Las IBE son utilizadas por casi todas las aerolíneas (Y OTA’s) en la actualidad para gestionar bookings y pagos.

Sé que todo esto suena a chino, pero estoy casi segura que hasta vos has utilizado una IBE para comprar un servicio turístico.

Como ves, los sistemas de reservas tienen una larga historia. Fueron evolucionando para estar cada vez más cerca del usuario final. Y hoy, tú también puedes tener el tuyo para vender servicios turísticos.

¿Por qué hacer un sistema de reservas online en WordPress?

Un sistema de reservas tiene que permitir al usuario realizar una reserva, independientemente de su complejidad.

No tienes que ser una aerolínea para incluir reservas online en tu web. WordPress es una plataforma muy intuitiva y fácil de usar, que te permitirá hacer un sistema a la medida de tu emprendimiento y de tu presupuesto.

El turismo es un sector clave en el e commerce, y cada vez más se mueve más dinero por este canal.  Se calcula que en España, el 85% de las transacciones en el turismo suceden en internet.

Hay algo claro: lo que está prohibido es no hacer nada.

¿Es posible hacer un sistema de reservas en WordPress gratis?

Sí, claro. Quizá tengas que renunciar a algunas funcionalidades, pero definitivamente puedes hacer un sistema de reservas gratis.

Soy de las que piensan que es mejor hacer algo y después mejorarlo, a que esperar que las condiciones sean perfectas para empezar a trabajar.

Pero ¡ojo! Algunos sistemas te reportarán más ventajas que otros. Vamos a ver a grandes rasgos qué te aporta cada alternativa.

Cómo crear un sistema de reservas en WordPress paso a paso

Botón social: Whatsapp y Facebook Messenger

Esta es la manera más simple que se me ocurre de hacer un sistema de reservas.

El usuario puede hacer click en el botón, y empezar rápidamente una conversación con tu empresa. En la web se vería más o menos así:

Créditos: WhatsChat

El usuario puede hacer click en el botón, y eso lo llevará directamente a Messenger o WhatsApp. Rápidamente tendrás una vía de contacto con ese cliente, y además, una vía muy personal.

Si tienes ganas de llevar esta estrategia al próximo nivel, puedes incluir respuestas automáticas. No es necesario, pero te ahorrará mucho tiempo a la larga. Una buena opción para hacerlo es el chatbot de Many Chat, que tiene una versión gratuita y otras de pago.

Y si quieres hacer algo más sencillo aún, simplemente configura WhatsApp Business en tu número. Puedes configurar mensajes automáticos y etiquetar a los usuarios según las acciones que quieran hacer.

Uses o no automatizaciones, recordá conducir esa conversación siempre hacia la venta de tus servicios.

Y tú me dirás… Rocio, eso no es un motor de reservas. ¡Y tengo que darte la razón!  Es un sistema de reservas, una táctica sencilla que te va a ayudar a convertir tráfico en ventas.

Lo importante es lograr el objetivo.

¿Cómo poner el botón de Whatsapp o Messenger en WordPress?

Para hacer este maravilloso truco, yo utilizo Elementor Pro, un maquetador visual muy poderoso. Cuesta USD 49 y vale cada centavo.

Ellos mismos te muestran cómo hacerlo en este vídeo:

Este recurso funciona de maravillas en casi cualquier web. Pero lo veo particularmente conveniente para la versión móvil de un hotel. Las reservas de último momento pueden producirse sobre la ruta, cuando las personas no tienen una buena conexión a internet. Y si estamos usando datos móviles, posiblemente no nos arriesguemos a poner nuestra tarjeta de crédito.

Un botón social como Whatsapp o Messenger puede ser una manera rápida para el pasajero de sacarse las dudas.

Una alternativa gratuita a Elementor Pro, es Whatsapp Me para Whatsapp, y Live Chat with Facebook Messenger para Messenger.

Costo:

0 – 50 USD

Ventajas:

• Es muy fácil de implementar. Lo puedes instalar en menos de media hora.
• Es inmediato. Si lo haces bien, le das una respuesta rápida a tu usuario.
• Es personal. Es un canal mucho más cercano que un chat online. (Confío en que serás cuidadoso con los datos y que no romperás ninguna ley de privacidad, mi cachorro 😉 ).
• Puede crear una secuencia de autoresponders automatizados.

Desventajas

• Tienes que estar muy atento al teléfono móvil, incluso teniendo las automatizaciones hechas
• El cliente no se puede autogestionar una reserva.
• No estás integrando ninguna forma de pago online.
• No es un motor de reservas como tal.

Formulario de contacto

Vamos con la segunda opción.

Un formulario de contacto es el clásico cuestionario que te pide nombre, email y mensaje. Se pueden agregar más campos, pero ya sabes como va la estructura.

Es un poco más “lento” que un botón social. Pero puede ser útil en muchos casos.

Hablemos, por caso, de los viajes grupales, o especiales. Un viaje de intercambio a Kenya. Un viaje de mujeres a Machu Pichu. Me vas entendiendo. Esos que necesitan que te comprometas. Que te sientas parte del grupo. Que te animes a vivir la aventura

Si estamos vendiendo una experiencia de este estilo, generalmente tenemos una carta de venta larga. ¡No cualquiera puede sumarse! Repito: no cualquiera puede sumarse, tiene que ser un candidato especial. No queremos sonar desesperados. En esta particular situación, tenemos que precalificar al cliente, y mostrarle que nosotros lo elegimos.

Un ejemplo fantástico de este tipo de experiencias es Pasaporte Solidario. Te recomiendo que mires esta web porque te va a inspirar para hacer la tuya.

Ella propone un viaje solidario a Kenia, y la carta de venta es bastante extensa.

Aquí un fragmento:

Al final de la página, hay dos llamadas a la acción:

Reservar tu plaza (pagar) o ponerte en contacto para hacer una entrevista.

Si bien este ejemplo no utiliza concretamente un formulario de contacto como llamada a la acción final, sirve para ilustrar este caso. Le estás demandando al cliente un compromiso mayor que simplemente mandar un mensaje de texto en su celular, y para este tipo de experiencias este método funciona bien.

Podés hacer el formulario de contacto con Elementor Pro. Si querés una alternativa gratuita, puedes instalar el plugin Contact Form 7.

Costo:

$0 (si utilizas Contact Form) a $49 (Si utilizas Elementor Pro)

Ventajas:

• Este sistema puede funcionar si vendes una experiencia personalizada, y quieres “calificar” o “filtrar” a tus potenciales clientes. Puedes hacerle más preguntas.
• El costo puede ser cero si no utilizas plugins premium.

Desventajas:

• No es tan inmediato como el botón social (Pero puedes combinar las dos opciones)
• Tienes que planificar finalmente como vas a contactar a este prospecto después de que llene el formulario.

Plugin de reservas para WordPress gratis

Vamos con la opción 3, y subiendo el nivel de complejidad.

Esto consiste en instalar y configurar un plugin de reservas gratuito en WordPress.

De todas las opciones, Booking Calendar me parece la mejor opción.

Aquí puedes ver cómo funciona:

Booking Calendar es ya un clásico de WordPress. Básicamente permite que tus clientes comprueben la disponibilidad y el precio de tu servicio y, a continuación, elijan día y horario deseados reservar. Si lo instalas en tu web, se va a ver más o menos así:

Así como lo ves, es  un widget de calendario y un formulario con los campos que tu quieres que tu cliente llene. Cortito y al pie, short the boch. Entre otros features, puedes indicar los días que estás cerrado o no disponible. También puedes configurar notificaciones automáticas por mail para confirmar al usuario que se registró la reserva.

Para visualizar las reservas y poder gestionarlas más fácilmente, puedes elegir vistas por día, semana o mes, así como filtrar las reservas utilizando diferentes parámetros.

Mira el video que puse más arriba para ver todas las opciones que te da este plugin. La música es infumable, pero en tres minutos te puedes dar una buena idea de sí te sirve o no 😉.

La versión premium te deja incluir pasarelas de pago y otras opciones más avanzadas de configuración. Pero para plugins premium… Hay mejores opciones, que te contaré más adelante.

Si eliges esta opción, te voy a dar un consejo. (Aunque nunca lo pediste, pero tengo esa mala costumbre). Mimá mucho cada aspecto del copywriting. Personalizá el formulario, el título y los mails de confirmación. Imprimile la voz de tu marca.  Esto lo tienes que hacer en cualquier caso, pero este plugin es tan peladito, que necesita mimo para exprimirle todo el power.

Si quieres más tips para escribir persuasivamente, puedes leer mi guía de copywriting turístico.

Costo:

0 – 79 USD

Ventajas:

• Es facil de implementar, aunque debes dedicarle un tiempo a configurarlo sino quieres que quede como patada en la cara.
• El panel es bastante intuitivo
• El cliente puede autogetionarse la reserva

Desventajas

• Sólo la versión premium te deja incluir pasarelas de pago.
• Tienes que estar atento y actualizar tu disponibilidad.

Tienda online en WordPress: Woocommerce + Appointmens & Bookings for Woo Commerce

Vamos con la opción 4.

Como vimos, la opción 3 nos deja gestionar reservas… Pero tu cliente no puede pagar con la web, a no ser que compres la versión de pago.

Si realmente quieres que tu cliente pague en tu web, entonces ESTA es la opción más barata y más fácil de hacer.

¿Conoces Woo Commerce?

Woo Commerce es la opción por excelencia para hacer tiendas online. Es gratis, seguro, y fácil de usar. No quiero detenerme a ennumerar todas sus bondades, pero es lo más de lo más.

Peeeeero tiene una limitación. Woo Commerce es una herramienta para productos físicos. Si quieres añadir servicios “bookeables” (o sea reservas 😉) necesitás una extensión. La extensión oficial se llama Woo Commerce Bookings, y tiene un costo de 249 USD para la licencia de un solo sitio.

Aunque es bueno, me parece un plugin excesivamente caro.  ¿250 dólares la licencia?

via GIPHY

He probado varias alternativas, y la opción que más me ha gustado es Booking and Appointments plugin for Woo Commerce. ¿Quién habrá sido la mente brillante que le puso A UN PLUGIN un nombre tan molestamente largo? Nunca lo sabré y moriré con esa duda.

Pero más allá de cómo se llame, es bastante más completo que Woo Commerce Bookings y su precio es significativamente menor: 119 USD.

Funciona igual como cualquier tienda hecha en Woo Commerce, pero con un widget de calendario que le permite a tu cliente hacer una reserva puntual.

La tienda se podría ver más o menos así:

Este plugin es lo más. Especialmente recomendado quienes quieran hacer un sistema de reservas que les permita integrar  pagos.

Hice un tutorial super completo en el blog de la número uno del marketing turístico, Mabel Cajal.

Asi que si querés aprender como usarlo, aquí: Cómo vender tours por internet 

Costo:

119 USD

Ventajas:

• El cliente final puede pagar a través del sitio web
• El cliente final puede autogestionar su reserva
• Puedes crear y controlar el inventario de tus servicios
• Es un método ideal cuando tienes muchos productos

Desventajas

• No puedes integrar el inventario con otros intermediarios, por lo que no es la opción ideal para un hotel.

Motor de reservas + Channel manager

Un motor de reservas es la aplicación de software que se utiliza para realizar las reservas en línea. Hasta ahí, parece bastante sencillo de entender.

Pero si querés implementar un sistema de reservas para un hotel, tienes que tener en cuenta que gran parte de sus habitaciones se comercializan a través de plataformas como Booking o Expedia, también conocidas como OTA’s.

Por eso, además de instalar el motor de reservas en tu web, es necesario instegrar un channel manager.

El channel manager es el encargado de unificar todos los canales de venta. En este bello gráfico podés ver cómo funciona:

En un hotel, el stock es limitado, y los cambios de inventario son muy rápidos. Además de el hotel vender habitaciones, simultáneamente lo está haciendo Booking, Trip Advisor, y otras agencias. Sino tienes un channel manager, corres el riesgo de sobrevender habitaciones.

¿Te interesa saber como crear un motor de reservas & channel manager en tu web de WordPress?

Escribí un post sobre esto en el blog de Cómo hacer la web de un hotel en WordPress

Costo:

50 – 300 USD mensuales

Ventajas:

• El cliente final puede autogestionar su reserva.
• Agencias de viaje y tours operators pueden acceder al sistema y comprar plazas a precios mayoristas.
• El cliente final puede pagar a través del sitio web.
• Es la única manera de tener el inventario controlado.
• Mientras más reservas se produzcan en tu web, menos pagarás en concepto de comisión a las OTA’s

Desventajas:

• Es la opción más cara y más compleja de implementar, pero también la que más retorno te traerá si la aplicas correctamente.

¿Qué sistema de reservas en WordPress es mejor para un hotel?

Si bien existen plugins de reservas para hotel, si comercializas habitaciones por OTA’s y otros tour operators, la mejor opción es utilizar un motor de reservas que se pueda integrar con channel manager.

Si es un camping, casa rural, o un establecimiento pequeño; y el channel manager te parece muy fuera de tu alcance, utilizaría la opción de plugin de reservas o botón social.

¿Qué sistema de reservas en WordPress es mejor para un restaurante?

Si estás buscando un plugin gratuito en WordPress para reservas en un restaurante, puedes utilizar las opciones de reserva (tanto gratuitas como la tienda online) que se mencionan más arriba.

Pero si quieres una solución más orientada hacia la gastronomía,

4ReDi Restaurant Reservation es un plugin gratuito que puede ayudarte.

En toda honestidad no lo probé aún. Así que si ya lo probaste, o tienes una idea mejor, ¡cuéntame en los comentarios!

¿Qué sistema de reservas en WordPress es mejor para una agencia de viajes?

Si se trata de una agencia de viajes receptiva, y tienes pocos productos (menos de 10), haría una página de venta por cada uno, e incluiría un formulario de contacto o un botón social.

Si por el contrario, tienes más de 10 tours/productos… Entonces te recomiendo crear una tienda con Appointments & Bookings for Woo Commerce. Es muy útil para tener más control de las reservas.

Si la agencia es emisiva, y comercializa productos paquetizados (cruceros, paquetes vacacionales, vuelos) tienes dos opciones: un desarrollo con marca blanca o un desarrollo a medida. 

Una integración de marca blanca para una agencia de viajes es una conexión con un mayorista en tiempo real que le permite a los usuarios hacer una reserva online comprobando la disponibilidad y la tarifa en el momento de la contratación.

Básicamente la marca blanca conecta con un mayorista, con servicios como vuelos y cruceros, que no podemos incluir en las opciones que mencioné anteriormente.

Es un servicio a medida que seguramente te facilitará tu proveedor mayorista de viajes.

La ventaja es que es más sencilla y barata que una integración con un motor de reservas y un channel manager. La desventaja es que las posibilidades de personalización son prácticamente nulas. Tu web se terminará siendo casi igual al resto.

En mi opinión, las web de marca blanca son un espanto. La única razón por la que algunas de estar agencias tradicionales sobreviven, es porque ya tienen una cuota de mercado, un buen producto y una buena logística de precios. Este sistema les ordena el inventario. Pero ya te digo yo que por esa web no venden ni un kilo de pan.

Si realmente quieres tomarte la digitalización en serio… Y vendes productos de mayoristas… Me inclinaría por un desarrollo a medida, pero no de marca blanca.

¿Existen plugins de agencias de viajes?

Si mirás el repositorio oficial de WordPress encontrarás unos cuantos. De hecho, hay plantillas prediseñadas para agencias de viajes. Todas estas opciones son super limitadas y me parecen pésimas ideas.

Repito: para agencias de viajes… o formulario de contacto, o botón social, o un sistema de bookings con Woo Commerce.

Mi opinión personal

Hay opciones para todos los gustos y bolsillos. Toma mis sugerencias como lo que son: apreciaciones subjetivas.m Solamente tú puedes evaluar que opción es la que más se ajusta a tu energía, tiempo y presupuesto.

Pero antes de que tomes una decisión, te diré mi opinión no solicitada del mundillo de internet y el turismo.

Lo mismo no te importa, pero aquí va.

Meterse a correr en la una rueda del hámster, y buscar hacer algo cool, genial e increíble, que rompa todos los esquemas y sea completamente innovador… Es una filosofía que no comparto. Cuando era chiquita, mi papá me decía que lo bueno es enemigo de lo mejor. Mientras más pasan los años, más le doy la razón.

No creo en las webs originales y sorprendentes, diferentes a todo lo que existe.  No creo que ningún sitio turístico necesite un diseño estrafalario, para que tus amigos vengan y digan “Qué linda te quedó la web”.

¿Para qué reinventar la rueda? Lo que funciona, funciona.

Y al final del día lo que debería importarte es vender. No si a tu cuñado le parece guay el slider que pusiste en la home.

Creo en lo que es práctico. El problema no es que tu web se vea igual o parecida a otra. El problema es que tu producto se sienta igual o parecido a otro. Que no puedas solucionarle un problema a tu cliente ideal.

Lo que hace falta (y mucha) son los diseños funcionales. Una web tan intuitiva, que la pueda entender mi sobrino de 5 años. Una experiencia de usuario tan buena, que pueda comprar hasta  mi abuela. Una carta de venta que seduzca, que de seguridad y que venda.

Y por supuesto, un producto de puta madre.

No siempre es necesario invertir en herramientas complejas. A veces nos obsesionamos tanto con el proceso, que nos terminamos olvidando del objetivo. Y no siempre contamos con el dinero, ni el tiempo, para invertir la web perfecta. Lo que nunca debe faltar, es la estrategia.

Creo que el que pide opinión a un consejero, ya eligió su consejo. Por eso, si me preguntás a mí, yo te repregunto ¿A dónde querés llegar?

Minino de Cheshire, -preguntó Alicia-¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?
-Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar -dijo el Gato.
-No me importa mucho el sitio… -dijo Alicia.
-Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes -dijo el Gato.
-… siempre que llegue a alguna parte -añadió Alicia como explicación
.-¡Oh, siempre llegarás a alguna parte -aseguró el Gato -, si caminas lo bastante!

Lewis Carrol, Alicia en el país de las maravillas.

Te leo en los comentarios 🙂

Abrazo de gol,

Rocio