como hacer un sistema de reservas

Cómo crear un sistema de reservas en WordPress

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Un sistema de reservas en WordPress es fundamental para cualquier web turística. Hasta hace algunos años, esto era algo que sólo podían permitirse los grandes. Pero hoy en día, esta tecnología está al alcance de casi todos.  No tiene por qué ser complicado. De hecho, puede ser más simple de lo que pensás.

No hay una única manera de hacerlo. Hay opciones más sencillas, y otras más complejas. Hay opciones más baratas y otras más caras. Lo importante es encontrar la que se adapte a tu tiempo, tu conocimiento, y tu presupuesto.

Hoy voy a mostrarte, a vuelo de pájaro, 5 maneras de crear un sistema de reservas en WordPress

¿Qué es un sistema de reservas?

Un sistema de reservas es una herramienta informática que permite a usuarios externos reservar servicios con una empresa.

Las aerolíneas fueron las pioneras en estas tecnologías.

En 1946, American Airlines fue la primera en salir con un sistema de reservas automatizado. Durante mucho tiempo, sólo lo pudieron usar los operadores de la aerolínea, ya que las agencias de viajes no podían consultar directamente este sistema.

Tuvieron que pasar 15 años (y en algunos casos, más) para que los agentes de viajes pudieran consultar los sistemas y hacer reservaciones ellos mismos.

Sin embargo, los propios pasajeros necesitaban la asistencia de un agente de viajes al hacer una reserva. Así, décadas después, nacieron los motores de reserva por Internet (Internet Booking Engines). Las IBE son utilizadas por casi todas las aerolíneas (Y OTA’s) en la actualidad para gestionar bookings y pagos.

Estoy casi segura que hasta vos has utilizado una IBE para comprar un servicio turístico.

Como ves, los sistemas de reservas tienen una larga historia. Fueron evolucionando para estar cada vez más cerca del usuario final. Y hoy, tienen una complejidad fascinante.

¿Por qué hacer un sistema de reservas online en WordPress?

Parece que son tecnologías complicadas de manejar, pero no tiene por qué ser tu caso.

Un sistema de reservas tiene que permitir al usuario realizar una reserva, independientemente de su complejidad.

No tenés que ser una aerolínea para incluir citas online en tu web. Puede ser algo muy sencillo, y que te funcione estupendamente para gestionar bookings.

El turismo es un sector clave en el e commerce, y cada vez más se mueve más dinero por este canal.  Se calcula que en España, el 85% de las transacciones en el turismo suceden en internet.

Hay algo claro: lo que está prohibido es no hacer nada.

¿Es posible hacer un sistema de reservas en WordPress gratis?

Sí, claro. Quizá tengas que renunciar a algunas funcionalidades, pero definitivamente podés hacer un sistema de reservas gratis.

Soy de las que piensan que es mejor hacer algo y después mejorarlo, a que esperar que las condiciones sean perfectas para empezar a trabajar.

Pero ¡ojo! Algunos sistemas te reportarán más ventajas que otros. Vamos a ver a grandes rasgos qué te aporta cada alternativa.

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Cómo crear un sistema de reservas en WordPress paso a paso

Botón social: Whatsapp y Facebook Messenger

Esta es la manera más simple que se me ocurre de hacer un sistema de reservas.

El usuario puede hacer click en el botón, y empezar rápidamente una conversación con tu empresa. En la web se vería más o menos así:

boton whatsapp wordpress

Créditos: WhatsChat

El usuario puede hacer click en el botón, y eso lo llevará directamente a Messenger o Whatsapp. Rápidamente tendrás una vía de contacto con ese cliente, y además, una vía muy personal.

Si tenés ganas de llevar esta estrategia al próximo nivel, podés incluir respuestas automáticas. No es necesario, pero te ahorrará mucho tiempo a la larga. Una buena opción para hacerlo es el chatbot de Many Chat, que tiene una versión gratuita y otras de pago.

Uses o no automatizaciones, recordá conducir esa conversación siempre hacia la venta de tus servicios.

Ya sé que me vas a decir… Rocio, eso no es un motor de reservas. ¡Y tengo que darte la razón!  Es un sistema de reservas, una táctica sencilla que te va a ayudar a convertir tráfico en ventas.

Lo importante es lograr el objetivo.

¿Cómo poner el botón de Whatsapp o Messenger en WordPress?

Para hacer este maravilloso truco, yo utilizo Elementor Pro, un maquetador visual muy poderoso. Cuesta USD 49 y vale cada centavo.

Ellos mismos te muestran cómo hacerlo en este video:

Este recurso funciona de maravillas en casi cualquier web. Pero lo veo particularmente conveniente para la versión móvil de un hotel. Las reservas de último momento pueden producirse sobre la ruta, cuando las personas no tienen una buena conexión a internet. Y si estamos usando datos móviles, posiblemente no nos arriesguemos a poner nuestra tarjeta de crédito.

Un botón social como Whatsapp o Messenger puede ser una manera rápida para el pasajero de sacarse las dudas.

Una alternativa gratuita a Elementor Pro, es Whatsapp Me para Whatsapp, y Live Chat with Facebook Messenger para Messenger.

Costo:

0 – 50 USD

Ventajas:

  • Es muy fácil de implementar. Lo podés instalar en menos de media hora.
  • Es inmediato. Si lo hacés bien, le das una respuesta rápida a tu usuario.
  • Es personal. Es un canal mucho más cercano que un chat online. (Confío en que serás cuidadoso con los datos y no romperás ninguna ley de privacidad, mi cachorro 😉 ).
  • Podés crear una secuencia de autoresponders automatizados.

Desventajas

  • Tenés que estar muy atento al celular, incluso teniendo las automatizaciones hechas
  • El cliente no se puede autogestionar una reserva.
  • No estás integrando ninguna forma de pago online.
  • No es un motor de reservas como tal.

Formulario de contacto

Un formulario de contacto es el clásico cuestionario que te pide nombre, email y mensaje. Se pueden agregar más campos, pero ya sabés como es la estructura.

Es un poco más “lento” que un botón social. Pero puede ser útil en muchos casos.

Hablemos, por caso, de los viajes grupales, o especiales. Un viaje de intercambio a Kenya. Un viaje de mujeres a Machu Pichu. Me vas entendiendo. Esos que necesitan que te comprometas. Que te sientas parte del grupo. Que te animes a vivir la aventura

Si estamos vendiendo una experiencia de este estilo, generalmente tenemos una carta de venta larga. ¡No cualquiera puede sumarse! Repito: no cualquiera puede sumarse, tiene que ser un candidato especial. No queremos sonar desesperados. En esta particular situación, tenemos que precalificar al cliente, y mostrarle que nosotros lo elegimos.

Un ejemplo fantástico de este tipo de experiencias es Pasaporte Solidario. Te recomiendo que mires esta web porque te va a inspirar para hacer la tuya.

Ella propone un viaje solidario a Kenia, y la carta de venta es bastante extensa.

ejemplo agencia de viajes

Al final de la página, ella tiene dos llamadas a la acción:

Reservar tu plaza (pagar) o ponerte en contacto para hacer una entrevista.

Si bien este ejemplo no utiliza concretamente un formulario de contacto como llamada a la acción final, sirve para ilustrar este caso. Le estás demandando al cliente un compromiso mayor que simplemente mandar un mensaje de texto en su celular, y para este tipo de experiencias funciona bien (generalmente).

Podés hacer el formulario de contacto con Elemento Pro. Si querés una alternativa gratuita, podés instalar el plugin Contact Form 7.

Costo:

$0 a $49

Ventajas:

  • Este sistema puede funcionar si vendés una experiencia personalizada, y querés “calificar” o “filtrar” a tus potenciales clientes. Podés hacerle más preguntas.
  • El costo puede ser cero si no usás plugins premium.

Desventajas:

  • No es tan inmediato como el botón social
  • Tenés que planificar finamente como vas a contactar a este prospecto después que llene el formulario.

Plugin de reservas para WordPress gratis

Esto consiste en instalar y configurar un plugin de reservas gratuito en WordPress.

De todas las opciones, Booking Calendar me parece la mejor opción.

Aquí podés ver cómo funciona:

Booking Calendar es ya un clásico de WordPress. Básicamente permite que tus clientes comprueben la disponibilidad y el precio de tu servicio y, a continuación, elijan día y horario deseados reservar. Si lo instalás en tu web, se va a ver más o menos así:

booking wordpress

Así como lo ves, es  un widget de calendario y un formulario con los campos que vos quieras que tu cliente llene. Cortito y al pie, short the boch. Entre otros features, podés indicar los días que estás cerrado o no disponible. También podés configurar notificaciones automáticas por mail para confirmar al usuario que se registró la reserva.

Para visualizar las reservas y poder gestionarlas más fácilmente, puedes elegir vistas por día, semana o mes, así como filtrar las reservas utilizando diferentes parámetros.

Cómo crear un sistema de reservas en Wordpress 1

Mirá el video que puse más arriba para ver todas las opciones que te da este plugin. La música es infumable, pero en tres minutos te podés dar una buena idea de sí te sirve o no 😉.

La versión premium te deja incluir pasarelas de pago y otras opciones más avanzadas de configuración.

Si elegís esta opción, te voy a dar un consejo. (Aunque nunca lo pediste, pero tengo esa mala costumbre). Mimá mucho cada aspecto del copywriting. Personalizá el formulario, el título y los mails de confirmación. Imprimile la voz de tu marca.  Esto lo tenés que hacer en cualquier caso, pero este plugin es tan peladito, que necesita mimo para exprimirle todo el power.

Si querés más tips para escribir persuasivamente, podés leer mi guía de copywriting turístico.

Costo:

0 – 79 USD

Ventajas:

  • Es facil de implementar, aunque debés dedicarle un tiempo a configurarlo sino querés que quede como patada en la cara.
  • El panel es bastante intuitivo
  • El cliente puede autogetionarse la reserva

Desventajas

  • Sólo la version premium te deja incluir pasarelas de pago.
  • Tenés que estar atento y actualizar tu disponibilidad.

Tienda online en WordPress: Woocommerce + Appointmens & Bookings for Woo Commerce

Woo Commerce es la opción por excelencia para hacer tiendas online. Es gratis, seguro, y fácil de usar. No quiero detenerme a ennumerar todas sus bondades, pero posta que es un golazo.

Peeeeero si querés añadir servicios “bookeables” (reservables para los amigos 😉) necesitás una extensión. La extensión oficial se llama Woo Commerce Bookings, y tiene un costo de 249 USD para la licencia de un solo sitio.

Aunque es bueno, me parece un plugin excesivamente caro. He probado varias alternativas, y la opción que más me ha gustado es Booking and Appointments plugin for Woo Commerce. ¿Quién habrá sido la mente brillante que le puso A UN PLUGIN un nombre tan molestamente largo? Nunca lo sabré y moriré con esa duda.

Pero más allá de cómo se llame, es bastante más completo que Woo Commerce Bookings y su precio es significativamente menor: 119 USD.

Funciona igual como cualquier tienda hecha en Woo Commerce, pero con un widget de calendario que le permite a tu cliente hacer una reserva puntual.

La tienda se podría ver más o menos así:

ejemplo woo commerce bookings appointments

Me gustaría poder mostrarte una foto más decente, porque en realidad este plugin te permite personalizar un montón el diseño. Estoy trabajando en un tutorial super completo para que le saques todo el jugo a esta herramienta.

Hoy no, pero pronto.

Como tu vieja cuando te prometía chocolates.

Costo:

119 USD

Ventajas:

  • El cliente final puede autogestionar su reserva
  • Podés crear y controlar el inventario de tus servicios
  • El cliente final puede pagar a través del sitio web
  • Es un método ideal cuando tenés muchos productos

Desventajas

  • No podés integrar el inventario con otros intermediarios, por lo que no es la opción ideal para un hotel.

Motor de reservas + Channel manager

Un motor de reservas es la aplicación de software que se utiliza para realizar las reservas en línea. Hasta ahí, parece bastante sencillo de entender.

Pero si querés implementar un sistema de reservas para un hotel, tenés que tener en cuenta que gran parte de sus habitaciones se comercializan a través de plataformas como Booking o Expedia, también conocidas como OTA’s.

Por eso, además de instalar el motor de reservas, es necesario instalar un channel manager.

El channel manager es el encargado de unificar todos los canales de venta. En este bello gráfico podés ver cómo funciona:

channel manager

En un hotel, el stock es limitado, y los cambios de inventario son muy rápidos. Sino tenés un channel manager, corrés el riesgo de sobrevender habitaciones.

Pronto sacaré un post explicándote paso a paso cómo implementar este sistema.

Hoy tampoco, pero pronto.

Sigo siendo tu vieja prometiéndote chocolates.

Costo:

50 – 300 USD mensuales

Ventajas:

  • El cliente final puede autogestionar su reserva.
  • Agencias de viaje y tours operator pueden acceder al sistema y comprar plazas a precios mayoristas.
  • El cliente final puede pagar a través del sitio web.
  • Es la única manera de tener el inventario controlado.
  • Mientras más reservas se produzcan en tu web, menos pagarás en concepto de comisión a las OTA’s

Desventajas:

  • Es la opción más cara y más compleja de implementar, pero también la que más retorno te traerá si la aplicás correctamente.

¿Qué sistema de reservas en WordPress es mejor para un hotel?

Si bien existen plugins de reservas para hotel, si comercializás habitaciones por OTA’s y otros tour operators, la mejor opción es utilizar un motor de reservas que se pueda integrar con channel manager.

Si es un camping, casa rural, o un establecimiento pequeño; y el channel manager te parece muy fuera de tu alcance, utilizaría la opción de plugin de reservas o botón social.

¿Qué sistema de reservas en WordPress es mejor para un restaurante?

Si estás buscando un plugin gratuito en WordPress para reservas en un restaurante, podés utilizar las opciones de reserva (tanto gratuitas como la tienda online) que se mencionan más arriba.

Pero si querés una solución más orientada hacia la gastronomía,

4ReDi Restaurant Reservation es un plugin gratuito que puede ayudarte.

En toda honestidad no lo probé así que ya me contarás vos como te fue.

¿Qué sistema de reservas en WordPress es mejor para una agencia de viajes?

Si se trata de una agencia receptiva, y tenés pocos productos (menos de 10), haría una página de venta por cada uno, e incluiría un formulario de contacto o un botón social.

Si tenés un volumen lo suficientemente grande, consideraría crear una tienda con Appointments & Bookings for Woo Commerce.

Si la agencia es emisiva, y comercializa productos paquetizados (cruceros, paquetes vacacionales, vuelos) sugeriría hacer un desarrollo con marca blanca.

Una integración de marca blanca para una agencia de viajes es una conexión con un mayorista en tiempo real que le permite a los usuarios hacer una reserva online comprobando la disponibilidad y la tarifa en el momento de la contratación.

Hasta ahora, parece similar a lo que venimos hablando. ¡Pero no es lo único! La marca blanca conecta con un mayorista, con servicios como vuelos y cruceros, que no podemos incluir en las opciones que mencioné anteriormente.

La ventaja es que es más sencilla y barata que una integración con un motor de reservas y un channel manager. La desventaja es que las posibilidades de personalización son prácticamente nulas. Tu web se terminará siendo casi igual al resto. Pero si funciona, adelante.

¿Existen plugins de agencias de viajes?

Si mirás el repositorio oficial de WordPress encontrarás unos cuantos. De hecho, hay plantillas prediseñadas para agencias de viajes. Todas estas opciones son super limitadas y me parecen pésimas ideas.

Mi opinión personal

Hay opciones para todos los gustos y bolsillos. Tomá mis sugerencias como lo que son: apreciaciones subjetivas. Solamente vos podés evaluar que opción es la que más se ajusta a tu energía y presupuesto.

Pero antes de que tomes una decisión, me gustaría decirte lo que pienso del mundillo de internet y el turismo.

Meterse a correr en la una rueda del hámster, y buscar hacer algo cool, genial e increíble, que rompa todos los esquemas y sea completamente innovador… Es una filosofía que no comparto. Cuando era chiquita, mi papá me decía que lo bueno es enemigo de lo mejor. Mientras más pasan los años, más le doy la razón.

No creo en las webs originales y sorprendentes, diferentes a todo lo que existe.  No creo que ningún sitio turístico necesite un diseño estrafalario, para que tus amigos vengan y digan “Qué linda te quedó la web”.

¿Para qué reinventar la rueda? Lo que funciona, funciona.

Creo en lo que es práctico. El problema no es que tu web se vea igual o parecida a otra. El problema es que tu producto se sienta igual o parecido a otro. Que no puedas solucionarle un problema a tu cliente ideal.

Lo que hace falta (y mucha) son los diseños funcionales. Una web tan intuitiva, que la pueda entender mi sobrino de 5 años. Una experiencia de usuario tan buena, que pueda comprar hasta  mi abuela. Una carta de venta que seduzca, que de seguridad y que venda.

Y por supuesto, un producto de puta madre.

No siempre es necesario invertir en herramientas complejas. A veces nos obsesionamos tanto con el proceso, que nos terminamos olvidando del objetivo. Y no siempre contamos con el dinero, ni el tiempo, para invertir la web perfecta. Lo que nunca debe faltar, es la estrategia.

Creo que el que pide opinión a un consejero, ya eligió su consejo. Por eso, si me preguntás a mí, yo te repregunto ¿A dónde querés llegar?

Minino de Cheshire, -preguntó Alicia-¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?
-Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar -dijo el Gato.
-No me importa mucho el sitio… -dijo Alicia.
-Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes -dijo el Gato.
-… siempre que llegue a alguna parte -añadió Alicia como explicación
.-¡Oh, siempre llegarás a alguna parte -aseguró el Gato -, si caminas lo bastante!

Lewis Carrol, Alicia en el país de las maravillas.

Abrazo de gol,

Rocio

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2 comentarios en “Cómo crear un sistema de reservas en WordPress”

    • ¡Hola ahí! Me alegra que te haya gustado el post. Yo creo que más que miga, tenemos una panadería. Hay todavía mucho que explorar en el mundo de reservas de WordPress 😀 Abrazo de gol

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